desecretaresse.nl: Het ABC van notuleren en het belang ervan
Lees voor het aanmelden de voorwaarden.

Het ABC van notuleren en het belang ervan

Het ABC van notuleren en het belang ervan

Wat is notuleren?
Vergaderingen maken inherent deel uit van het businessleven. Het is een goede gewoonte om van vergaderingen een schriftelijk verslag te maken. De persoon die het verslag maakt, noemt men de notulist. Ter verduidelijking zijn de notulen de enige reden waarom de notulist aanwezig is:  de notulist heeft meestal zelf geen actieve rol in de vergadering en zal enkel vragen stellen indien dit nodig is om de correctheid van de notulen te garanderen.

Waarom notuleren?
De vergaderverslagen spelen een belangrijke rol voor de deelnemers en voor de niet-aanwezigen. De notulen zijn een verslag van alles wat er tijdens een vergadering gezegd werd zodat de deelnemers hier achteraf naar kunnen teruggrijpen. Voor de deelnemers vertolkt het verslag de volgende rollen:

  • Het is een geheugensteun.
  • Het vormt een vertrekpunt voor verdere acties (wie gaat wat wanneer doen).
  • Het is een startpunt voor de volgende vergadering.
  • Het biedt een inzicht aan de afwezigen over wat er besproken en besloten is.
  • Het is een bewijs bij eventuele conflicten om vast te stellen wat er in een vergadering precies is afgesproken.

Het is de gewoonte dat de vergadering in een actiepunt het verslag van de vorige vergadering goedkeurt. De vergadering oordeelt of het verslag juist weergeeft wat besproken werd. Indien dit niet zo is, kan men een aanpassing van de notulen vragen. Indien deze aanpassing door de vergadering wordt aanvaard, brengt de voorzitter of de assistant de wijziging aan in het verslag. Dikwijls zet de voorzitter onder het aangepaste verslag een handtekening. Dit wordt ook wel arresteren genoemd. Hierna wordt het verslag in het notulenboek opgenomen. De wijziging wordt ook vermeld in het volgende verslag.

Hoe notuleren?
Het is vanzelfsprekend dat de notulist iemand is met luistervaardigheden en die er in slaagt om tijdens de vergadering de essentie van de zaak te vatten en dit ook zo weer kan geven in een vlot leesbaar verslag.

Welk soort notulen de notulist dan weer best gebruikt, is afhankelijk van de functie ervan. Dit kan een uitvoerig verslag, een beknopt verslag of een actie- en besluitenlijst zijn. Is het een zeer formele vergadering dan is een uitvoerig verslag meestal gewenst. Gaat het om een werkoverleg dan fungeren de notulen vooral als actielijst of geheugensteun.

De structuur van de notulen wordt gedragen door de agendapunten. Wat de wijze van vastleggen betreft, zijn er meerdere mogelijkheden. De notulist gebruikt best de wijze van notuleren die hem het best ligt: in steno, alles voluit geschreven, opname op cassette, een eigen afkortingssysteem, …

Meer en meer zien we de trend dat notulisten een laptop gebruiken. Dikwijls zijn de notulen dan al klaar op het eind van de vergadering en kunnen ze dan quasi onmiddellijk naar alle betrokkenen worden verstuurd. Zorg er in elk geval voor dat alle essentiële elementen van de meeting geregistreerd zijn: het type meeting, de bedrijfsnaam, datum en tijd, de organisator, de agendapunten en het tijdstip van beëindiging. Bron

 

Eerder geplaatste artikelen

nieuwste memorecorders nu verkrijgbaar!
Speciaal gemaakt voor notities en gesprekken is de LFH0652: “conversations” ter waarde van 109.99 euro incl. btw. Opnames zijn overzichtelijk te organiseren in vier mappen met elk 99 besta...
Lees meer...